Memasuki tahun 2014 posisi Unit Layanan Pengadaan (ULP) menjadi semakin dikenal oleh semua pihak, khususnya para insan pengadaan barang/jasa pemerintah. Peran sentral dan strategis ULP dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah mulai dirasakan. Apalagi Perpres 54/2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana diubah melalui Perpres 70/2012 pasal 130 ayat 1 tegas sekali mengamanatkan bahwa ULP wajib dibentuk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/ Institusi paling lambat pada Tahun Anggaran 2014.
Kemudian pasal 1 ayat 8 pada perpres yang sama mendefinisikan ULP adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/PemerintahDaerah/Institusi yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Peluang posisi struktural ataupun penguatan peran kelembagaan menjadi sisi yang cukup menggiurkan sebagian pihak.
Dengan gambaran ini maka posisi Kepala ULP pun menjadi titik sentral. Titik ini rentan terhadap perebutan posisi struktural. Sebaliknya juga posisi Kepala ULP juga menjadi sumber “ketakutan” terkait peran dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang sekarang lekat sekali dengan risiko hukum. Dalam benak umum Kepala ULP dianggap sebagai figur sentral yang paling menentukan dalam setiap keputusan pengadaan barang/jasa terutama pemilihan penyedia. Perlu ditegaskan bahwa pemahaman ini sangat-sangat keliru.
Untuk menjelaskan ini perlu kiranya dibahas beberapa topik seputar Kepala ULP melalui jawaban atas pertanyaan umum tentang ULP.
- Yang mana yang benar antara Ketua ULP dengan Kepala ULP?Perpres 70/2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah melakukan perubahan yang signifikan tentang definisi Kelompok Kerja (Pokja) ULP dan ULP. Hal ini menegaskan bahwa ada perbedaan yang tegas antara Pokja ULP dengan ULP khususnya tentang tugas pokok dan fungsi masing-masing.Tidak satupun kalimat Ketua termaktub dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya. Yang ada hanyalah Kepala itupun yang melekat kepada ULP adalah Kepala ULP. Hal ini dapat ditemukan pada pasal 17. Dengan demikian Perpres 54/2010 dan perubahannya hanya mengenal Kepala ULP tidak ada Ketua ULP.
- Apakah ULP dan Pokja ULP berbeda?Jawabannya Ya! ULP adalah wadah atau lembaga atau unit organisasi yang dapat memberikan pelayanan/pembinaan di bidang Pengadaan Barang/Jasa seperti tertuang pada Pasal 14 ayat 1 Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi diwajibkan mempunyai ULP yang dapat memberikan pelayanan/pembinaan di bidang Pengadaan Barang/JasaSedangkan Pokja adalah sekelompok ahli pengadaan di dalam ULP yang ditugaskan untuk melaksanakan fungsi teknis pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah dari mulai perencanaan pemilihan penyedia sampai dengan menetapkan pemenang. Pemegang penuh kewenangan pemilihan penyedia.Hal ini tertuang tegas dalam pasal 15 ayat 1 bahwa Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dalam ULP dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP.
- Apakah Kepala ULP wajib bersertifikat?Kepala ULP tidak wajib bersertifikat karena Kepala ULP tidak terlibat dalam proses pemilihan penyedia. Namun demikian seorang Kepala ULP sebagai koordinator kesekretariatan lembaga ULP wajib memiliki persyaratan manajerial. Hal ini dapat dilihat dalam pasal 17 ayat 1 dan 1 a berikut ini:Pasal 17 (1) Kepala ULP/Anggota Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan memenuhi persyaratan sebagai berikut :
- memiliki integritas, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;
- memahami pekerjaan yang akan diadakan;
- memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan;
- memahami isi dokumen, metode dan prosedur Pengadaan;
- memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan; dan
- menandatangani Pakta Integritas.
(1a) Persyaratan Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa pada ayat (1) huruf e dapat dikecualikan untuk Kepala ULP. - Apakah Kepala ULP berwenang menetapkan pemenang?Jawabannya tegas sekali tidak! Kepala ULP hanyalah koordinator aktivitas/kegiatan lembaga ULP. Sementara proses pemilihan penyedia sepenuhnya dilaksanakan oleh Pokja ULP. Dimana anggota pokja ULP ditetapkan oleh kepala K/L/Pemerintah Daerah/Instansi sedangkan Kepala ULP hanya berwenang menetapkan susunan keanggotaan pokja ULP kemudian menerima laporan hasil kerja Pokja ULP. Hal ini tertuang tegas dalam pasal 17 ayat 2a berikut ini :(2a) Tugas pokok dan kewenangan Kepala ULP meliputi:
- memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP;
- menyusun program kerja dan anggaran ULP;
- mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;
- membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi;
- melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;
- menugaskan/menempatkan/memindahkan anggota Kelompok Kerja sesuai dengan beban kerja masing-masing Kelompok Kerja ULP; dan
- mengusulkan pemberhentian anggota Kelompok Kerja yang ditugaskan di ULP kepada PA/KPA/Kepala Daerah, apabila terbukti melakukan pelanggaran peraturan perundang-undangan dan/atau KKN.
- Apakah Kepala ULP tidak boleh menjadi anggota pokja?Sebagai individu yang bisa saja mempunyai kompetensi teknis untuk melaksanakan pemilihan penyedia seorang kepala ULP dapat saja menjadi salah satu anggota pokja pada paket pengadaan tertentu. Namun demikian seluruh keputusan pokja ditentukan bersama atau keputusan diambil berdasarkan kesepakatan minimal ½ dari anggota pokja. Jadi meskipun merangkap menjadi anggota Pokja sang Kepala ULP juga tidak punya hak veto untuk menetapkan pemenang apalagi mempengaruhi pemenang di setiap pelelangan.Semoga dengan sedikit uraian ini posisi dan peran Kepala ULP menjadi tetap di dalam khittahnya yaitu sebagai manajer pelayanan dan pembinaan pengadaan agar menjadi lebih strategis, terkoordinasi dan tertib administrasi. Lebih penting dari itu seorang Kepala ULP harus mampu mendorong pengadaan barang/jasa menjadi lebih strategis melalui peningkatan peran ULP sebagai Center of Procurement Excellence yang melingkupi antara lain :
- Institutional Capacity Building. Dengan dibentuknya ULP maka diharapkan dapat meningkatkan kapasitas institusi (ULP) secara terencana dan berkelanjutan, termasuk di dalamnya pembinaan dan pengembangan SDM ULP dan pengembangkan prosedur dan tata kerja terkait pengadaan.
- Center of Information. Karena sifatnya yang permanen, maka diharapkan informasi-informasi terkait pengadaan dapat terkompilasi dan terintegrasi dengan baik dan lengkap sehingga dapat dimanfaatkan sebagai pusat informasi pengadaan. ULP dapat menjadi pusat informasi yang dapat menjadi rujukan bagi organ pengadaan lain seperti Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dan pihak terkait lainnya yang membutuhkan. Berbagai data dan informasi seperti (daftar hitam penyedia, daftar asuransi/bank penjamin/lembaga penjaminan, rincian harga pasar, dan lain sebagainya).
- Center of Education. ULP dalam hal ini dapat melaksanakan fungsi konsultatif bagi organ pengadaan lain, misalnya PA/KPA dalam membuat Rencana Umum Pengadaan ataupun PPK dalam melaksanakan tugasnya (menyusun Harga Perkiraan Sendiri, rancangan kontrak, dan lain sebagainya). ULP pun dapat melaksanakan fungsi pengembangan dan pendidikan keahlian di bidang pengadaan barang/jasa.
- Center of Integrity. Pembentukan ULP juga diharapkan dapat mencegah terjadinya KKN antar para pihak.
- Center of Procurement Advocacy. ULP diharapkan juga dapat menjadi pusat pendampingan penanganan sanggah, sanggah banding, pengaduan dan permasalahan hukum lainnya. Hal ini penting agar seluruh pelaksana pengadaan tidak mudah terjerumus ke dalam permasalahan hukum baik administrasi, perdata maupun pidana. Disisi lain para pelaksana pengadaan juga mendapatkan rasa aman dalam pengambilan keputusan pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
- Center of Procurement Planning, Research and Development. ULP harus mampu menjadi motor penggerak perubahan mindset dan implementasi pengadaan kearah yang lebih strategis. Memberikan pencerahan, sosialisasi dan masukan bagi proses perencanaan, penganggaran dan program yang berwawasan pengadaan yang strategis bukan hanya taktis operasional.
Akhirul kalam semoga tegas dan jelas bahwa Kepala ULP tidak berwenang dalam pemilihan penyedia apalagi pelelangan. Semoga bermanfaat.
